Es war einmal ein überfüllter Schrank im Büro, voll mit Rechnungen, Verträgen und sonstigen Dokumenten, die alle nach einem strukturierten Platz schrien. Kennen Sie das? Wenn ja, sind Sie hier genau richtig. Ich möchte Ihnen ein Helferlein vorstellen, das Ihr Leben einfacher und Ihr Büro aufgeräumter machen wird: Das DMS-System.

📚 Verstehen Sie, was ein DMS-System ist

Ein DMS-System, kurz für Dokumentenmanagementsystem, ist eine Softwarelösung, die es ermöglicht, Dokumente digital zu erfassen, zu verwalten, zu speichern und bei Bedarf wiederzufinden. Dokumente können dabei sowohl in physischer Form (z.B. Papierdokumente) als auch in digitaler Form (z.B. PDFs, Word-Dateien, E-Mails) vorliegen.

Das DMS-System verwandelt den überfüllten Schrank in ein strukturiertes, übersichtliches und benutzerfreundliches digitales Archiv. Wie das geht, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

🗄️ Klassische Dokumente in einem DMS-System für KMU

Jedes Unternehmen, ob groß oder klein, generiert eine Vielzahl von Dokumenten in seinem täglichen Geschäftsbetrieb. In KMU, kurz für kleine und mittlere Unternehmen, sind die Arten und Mengen von Dokumenten oft genauso vielfältig wie in größeren Unternehmen, obwohl sie in der Regel in kleinerem Umfang auftreten. Ein effektives DMS-System kann dabei helfen, diese Flut an Dokumenten zu verwalten und zu organisieren. Hier sind einige der klassischen Dokumente, die in einem DMS-System für KMU gesichert werden:

• Verträge: Dies sind wichtige Dokumente, die Geschäftsbeziehungen definieren und rechtliche Verpflichtungen festlegen. Sie können Kundenverträge, Lieferantenverträge, Mitarbeiterverträge und mehr umfassen.
• Rechnungen: Dies sind finanzielle Dokumente, die die Zahlungsverpflichtungen für Waren oder Dienstleistungen darstellen. Sie können sowohl eingehende Rechnungen von Lieferanten als auch ausgehende Rechnungen an Kunden umfassen.
• E-Mails: Die E-Mail-Kommunikation ist ein wichtiger Teil des modernen Geschäftslebens. E-Mails können wichtige Informationen und Absprachen enthalten, die für die Aufzeichnung und Nachverfolgung von Geschäftsprozessen relevant sind.
• Lieferscheine und Bestellungen: Diese Dokumente belegen die Ein- und Ausgang von Waren und Dienstleistungen in Ihrem Unternehmen.
• Dokumentation und Handbücher: Ob es sich um interne Verfahrensanweisungen, Produktinformationen oder Schulungsmaterialien für Mitarbeiter handelt, diese Dokumente sind essentiell, um Ihr Geschäft reibungslos und effizient laufen zu lassen.
• Berichte: Dazu gehören verschiedene Arten von Geschäftsberichten wie Finanzberichte, Verkaufsberichte, Leistungsberichte und mehr.
• Personalakten: Diese beinhalten alle relevanten Dokumente zu einem Mitarbeiter, wie zum Beispiel den Arbeitsvertrag, Gehaltsabrechnungen, Beurteilungen und Weiterbildungsmaßnahmen.

Alle diese Dokumente können in einem DMS-System gesichert und rechtssicher archiviert werden. Die Vorteile sind klar: weniger Papierchaos, einfacher Zugriff auf alle Dokumente und eine effiziente Nachverfolgung von Änderungen und Versionen.

🖨️ Dokumente digitalisieren

Der erste Schritt zur Implementierung eines DMS-Systems besteht darin, alle physischen Dokumente zu digitalisieren. Dies geschieht in der Regel durch Scannen. Wichtig hierbei ist, dass beim Scannen eine qualitativ hochwertige digitale Kopie erstellt wird, die alle relevanten Informationen des Originaldokuments klar und deutlich wiedergibt.

Doch keine Angst, auch nach dem Scannen müssen die Originaldokumente nicht sofort entsorgt werden. Abhängig von der Art des Dokuments und den gesetzlichen Anforderungen können die Originale sicher aufbewahrt werden, bis die digitale Kopie in das DMS-System integriert und der Prozess der rechtssicheren Archivierung abgeschlossen ist.

🌩️ Dokumente in der Cloud oder auf Netzwerkspeichern sichern

Haben Sie alle Ihre Dokumente gescannt und digitalisiert, steht als nächstes die sichere Aufbewahrung auf dem Programm. Die Cloud-Speicherung und Netzwerkspeicher sind dabei beliebte Optionen, denn sie bieten eine sichere und leicht zugängliche Methode zur Speicherung von Daten.

• Cloud-Speicherung: Durch die Speicherung von Dokumenten in der Cloud können Sie auf Ihre Daten von überall aus zugreifen, solange Sie eine Internetverbindung haben. Außerdem sind Ihre Daten vor Ortseinflüssen (wie Feuer oder Wasser) geschützt.
• Netzwerkspeicher: Bei der Speicherung auf einem Netzwerkspeicher (wie einem NAS-Gerät) liegen die Daten physisch in Ihrem Büro oder an einem von Ihnen bestimmten Ort. Sie haben die volle Kontrolle und können die Zugriffsrechte individuell vergeben.

Egal, für welche Speicheroption Sie sich entscheiden, es ist wichtig, dass Ihre Daten geschützt und gesichert sind. Dies kann durch Verschlüsselung, regelmäßige Backups und den Einsatz von Sicherheitstechnologien wie Firewalls und Virenschutz gewährleistet werden.

⚖️ Rechtssichere Archivierung

Die rechtssichere Archivierung ist ein essentieller Bestandteil des Dokumentenmanagements. Sie stellt sicher, dass die digitalisierten Dokumente rechtlich anerkannt sind und im Falle eines Rechtsstreits als Beweismittel dienen können.

Um die rechtssichere Archivierung zu gewährleisten, müssen die Dokumente unveränderbar und vollständig sein, sowie über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden. Ein effektives DMS-System sollte daher folgende Funktionen bereitstellen:

• Versionierung: Damit wird sichergestellt, dass jede Änderung an einem Dokument nachverfolgbar ist.
• Audit-Trail: Ein Audit-Trail dokumentiert alle Zugriffe und Änderungen an einem Dokument.
• Aufbewahrungsfristen: Das DMS-System sollte die Möglichkeit bieten, Aufbewahrungsfristen für verschiedene Dokumenttypen zu definieren.
• Löschsperren: Um sicherzustellen, dass Dokumente nicht vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gelöscht werden, sollten Löschsperren implementiert sein.

👣 Konkrete Schritte zur Einführung und Auswahl eines DMS-Systems

Die Implementierung eines DMS-Systems ist kein Hexenwerk, erfordert aber eine gewisse Planung und eine schrittweise Herangehensweise. Hier sind einige konkrete Schritte, die Ihnen bei der Auswahl und Einführung eines DMS-Systems helfen können.

1. Bedarfsanalyse: Definieren Sie, welche Dokumente Sie verwalten müssen und welche Anforderungen Sie an ein DMS-System haben. Dazu können Aspekte wie Speicherkapazität, Zugriffsrechte, Suchfunktionen und Integrationen mit anderen Systemen gehören.
2. Marktanalyse: Erkunden Sie den Markt und prüfen Sie, welche DMS-Systeme Ihren Anforderungen entsprechen. Dabei können Testberichte und Erfahrungsberichte anderer Unternehmen hilfreich sein.
3. Anbietervergleich: Vergleichen Sie die in Frage kommenden Anbieter hinsichtlich Preis, Leistung, Support und Anpassungsfähigkeit an Ihre spezifischen Bedürfnisse.
4. Testphase: Die meisten Anbieter bieten eine kostenlose Testphase an. Nutzen Sie diese, um das DMS-System ausgiebig zu testen und sicherzustellen, dass es Ihren Anforderungen entspricht.
5. Schulung und Implementierung: Sobald Sie sich für ein System entschieden haben, schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang damit und implementieren es schrittweise in Ihrem Unternehmen.

⭐ Bewertung der Auswirkungen eines DMS-Systems auf Unternehmen

Die Einführung eines DMS-Systems kann erhebliche Auswirkungen auf die Effizienz und Produktivität eines Unternehmens haben. Im Folgenden bewerte ich die Auswirkungen in verschiedenen Bereichen auf einer Skala von 1 bis 5 Sternen:

⚙️ Prozessautomatisierung durch DMS-Systeme

Ein wertvoller Aspekt eines DMS-Systems ist seine Fähigkeit, Arbeitsprozesse zu automatisieren und zu standardisieren, was zu einer weiteren Steigerung der Effizienz führt.

Nachfolgend sind einige Beispiele für Prozesse, die durch ein DMS-System automatisiert werden können:

• Freigabeprozesse: Bei vielen Dokumenten, insbesondere solchen mit rechtlicher oder finanzieller Relevanz, ist eine Überprüfung und Freigabe erforderlich, bevor sie versandt oder archiviert werden können. Ein DMS-System kann einen automatisierten Freigabeprozess einrichten, der das Dokument automatisch an die richtige Person zur Überprüfung und Freigabe weiterleitet.
• Automatische Ablage: Ein DMS-System kann Dokumente automatisch basierend auf vordefinierten Regeln und Kriterien klassifizieren und ablegen. Dies erleichtert das spätere Auffinden und Abrufen der Dokumente.
• Löschprozesse: Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen können Dokumente automatisch gelöscht werden. Dies stellt sicher, dass Ihr DMS-System nicht mit veralteten Dokumenten überladen wird, und hilft, die Übersichtlichkeit und Effizienz des Systems zu erhalten.

Diese Automatisierungen tragen dazu bei, menschliche Fehler zu minimieren, die Effizienz zu steigern und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten. Sie sind ein weiterer Grund, warum die Implementierung eines DMS-Systems eine lohnende Investition für jedes Unternehmen ist.

🎓 Holen Sie Experten Rat. Gute Vorarbeit ist alles.

Wie bei jeder großen Veränderung ist es auch bei der Implementierung eines DMS-Systems hilfreich, Expertenrat einzuholen. IT-Berater, die sich auf Dokumentenmanagement spezialisiert haben, können Ihnen helfen, Ihre Anforderungen zu definieren, den Markt zu analysieren, das passende System auszuwählen und es erfolgreich zu implementieren.

Gute Vorarbeit kann die Effizienz und Geschwindigkeit der Implementierung erheblich steigern und dazu beitragen, Stolpersteine zu vermeiden. Denken Sie daran: Eine gründliche Planung und Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg bei der Einführung eines DMS-Systems.

Nehmen Sie sich also die Zeit, sich gut vorzubereiten und holen Sie sich bei Bedarf Unterstützung. Es ist eine Investition, die sich auszahlen wird, wenn Sie am Ende ein effizientes, sicheres und benutzerfreundliches DMS-System haben, das perfekt auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.

🎯 Fazit

Ein DMS-System kann Ihnen dabei helfen, den Überblick über Ihre Dokumente zu behalten, den Zugriff auf diese zu erleichtern und sie rechtssicher zu archivieren. Es kann den Unterschied ausmachen zwischen einem chaotischen Büro voller Papierstapel und einem effizienten, organisierten digitalen Archiv.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass jedes Unternehmen einzigartig ist und daher eine individuelle Lösung benötigt. Daher empfehle ich Ihnen, sich bei der Auswahl und Implementierung eines DMS-Systems professionelle Unterstützung zu holen.

🚀 Ihre nächsten Schritte

Nun sind Sie dran. Beginnen Sie mit der Digitalisierung und sichern Sie Ihre Geschäftsdokumente mit einem DMS-System. Es ist nicht nur eine Investition in Ordnung und Effizienz, sondern auch in die Sicherheit und Zukunft Ihres Unternehmens.

Also, legen Sie los. Machen Sie das digitale Dokumentenmanagement zu Ihrer Mission. Sie werden den Unterschied sehen und fühlen. Und vergessen Sie nicht: Ich bin hier, um Sie auf diesem Weg zu begleiten. Zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren, wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen.